Tôi đọc xong mà cười, vì đây chính xác là tình huống tôi đã và đang trải qua. Không phải một lần, mà nhiều lần. Và cái bài học đắt nhất tôi học được không phải là "làm sao quản lý nhiều dự án" mà là "khi nào nên nói không."

Nhưng trước khi nói về chuyện nói "không," hãy nói về thực tế đã.

Thứ nhất, thực tế của việc chạy nhiều dự án song song.

Hiện tại tôi đang quản lý 3 dự án song song với tổng cộng hơn 35 người. Mỗi dự án có team riêng, khách hàng riêng, timeline riêng, và mỗi cái đều nghĩ mình là ưu tiên số 1. 35 người nghĩa là 35 cái đầu với 35 vấn đề khác nhau mỗi ngày, chưa kể khách hàng mỗi bên cũng có yêu cầu riêng. Cái cảm giác như đang tung hứng 3 quả bóng mà ai cũng bảo "quả của tôi quan trọng nhất, đừng có làm rơi."

Ban đầu tôi cố gắng kiểu "siêu nhân" nhảy từ cuộc họp này sang cuộc họp kia, app chat nào cũng reply trong 5 phút, review code cho cả 3 team. Kết quả thì chắc ai đọc đến đây cũng biết rồi; Sau 2 tuần tôi kiệt sức, chất lượng review tệ đi, và đây mới là phần đau nhất, team bắt đầu mất tin tưởng vì tôi hứa deadline mà không giữ được.

Lý do thì đơn giản thôi: mỗi lần nhảy từ dự án A sang dự án B, não tôi mất 15-20 phút để "nạp lại" toàn bộ ngữ cảnh. Mà ngày nào cũng nhảy qua nhảy lại 10-15 lần thì tính ra tôi mất 3-4 tiếng chỉ để... nhớ lại mình đang làm gì =))

Thứ hai, cách tôi sống sót.

Sau khi suýt phát điên, tôi dừng lại và sắp xếp lại cách làm việc. Không phải cái gì cao siêu, toàn những thứ đơn giản mà trước đó tôi lười làm:

Chia ngày theo dự án. Thứ 2 và thứ 4 tôi tập trung cho dự án A. Thứ 3 và thứ 5 cho dự án B. Thứ 6 cho dự án C và các việc lặt vặt. Nghe cứng nhắc, nhưng nó cứu tôi. Team biết rõ ngày nào sẽ có tôi, không cần nhắn "anh ơi khi nào anh rảnh" nữa.

Giao việc thật sự, không phải giao việc giả. Trước tôi giao việc xong vẫn lảng vảng, vẫn kiểm tra từng ly từng tí, vẫn review từng dòng code. Với hơn 35 người mà kiểu đó thì chết chắc. Giờ tôi chọn ra một người trong mỗi team làm "cánh tay phải," tin tưởng họ lo chuyện hàng ngày. Tôi chỉ vào cuộc khi có vấn đề cần leo thang. Cái này khó nhất, vì bỏ tay ra khỏi bàn phím khi mình là dân kỹ thuật nó đau lắm :v

Nói "không" với cuộc họp không cần thiết. Đây là thứ thay đổi nhiều nhất. Trước mỗi cuộc họp tôi hỏi: "Cái cuộc họp này nếu không có tôi thì có chạy được không?" Nếu câu trả lời là "được" thì tôi bỏ qua, đọc biên bản sau. Giảm được 40% số cuộc họp, tôi thề luôn.

Thứ ba, khi nào nên nói "Không" với dự án mới.

Quay lại câu hỏi ban đầu. Sếp giao thêm dự án, nên nhận hay không?

Tôi sẽ không nói "không bao giờ nhận thêm" vì thực tế không đơn giản vậy. Nhưng trước khi nói "vâng," hãy tự hỏi:

Một, mình có đang làm tốt cái hiện tại không? Nếu 2 dự án đang có mà chất lượng đã đang giảm, thì nhận thêm cái thứ 3 không phải là "cơ hội" mà là tự đào hố chôn mình.

Hai, sếp có biết khối lượng công việc thực sự của mình không? Rất nhiều trường hợp sếp giao thêm vì sếp không biết. Không phải sếp ác, mà là sếp không có cái nhìn tổng thể. Lúc này việc của mình là chỉ cho sếp thấy: "Anh ơi, em đang lo A và B, tiến độ là thế này, nếu nhận thêm C thì A hoặc B sẽ bị ảnh hưởng cụ thể như thế này." Số liệu, không phải cảm xúc.

Ba, nếu phải nhận, thì cái gì sẽ bị hy sinh? Sự đánh đổi luôn luôn tồn tại. Nếu sếp bảo "không cái gì bị hy sinh" thì nói thật là đó là tín hiệu xấu, hoặc sếp không hiểu, hoặc sếp không quan tâm. Cả hai đều không tốt.

Thứ tư, nói "không" là kỹ năng, không phải nổi loạn.

Đây là cái mà nhiều anh em mới đi làm hay hiểu nhầm. Nói "không" không có nghĩa là chống đối sếp. Nó có nghĩa là mình đủ chuyên nghiệp để biết giới hạn của mình và nói rõ ràng. Một PM mà cái gì cũng "vâng" thì không phải là người dễ tính, đó là người thiếu trách nhiệm với team.

Tôi thà nói "em không nhận được cái này trong thời gian đó, nhưng nếu dời sang tháng sau hoặc giảm phạm vi thì em làm được" còn hơn là nhận rồi fail. Vì fail thì cả team chịu, cả khách hàng chịu, còn mình thì mất uy tín.

"The art of leadership is saying no, not saying yes. It is very easy to say yes." — Tony Blair

Nói thêm cho vui, bản thân tôi cũng không phải lúc nào cũng nói "không" được đâu. Có lúc sếp giao, hoàn cảnh bắt buộc, vẫn phải cắn răng mà làm. Nhưng ít nhất tôi biết tôi đang hy sinh cái gì, và tôi nói rõ cho các bên biết. Không có bất ngờ. Không có "anh ơi em tưởng là kịp."

Quản lý nhiều dự án không phải về việc "giỏi hơn" hay "chăm hơn." Nó là về việc biết giới hạn, biết ưu tiên, và đủ dũng cảm để nói sự thật.

Chúc anh em PM ngủ đủ giấc =))